津大校发字[1997]16号
为了加强我校精密贵重仪器和大型设备档案的管理工作，逐步实现我校档案工作ξ规范化，不断提高科学管理水平，更有效地为学校教学科研服务，依据《天津大学档案管理办法》制定本细则。
一、设备档案含义
精密贵重仪器和大型设备指10万元以上(含10万元)的仪器设备。精密贵重仪器和大型设备档案(简称设备档案)是我校的重要技术储备，是开发和利用仪器设备资源的必要条件，建立设备档案是设备管理工作的重要内容之一，各主管机构和基层单位都应把设备档案的立卷归档及使用纳入仪器设备的管理制度之中，切实做好。
二、设备档『案归档范围
(一)综合管理文件
1、上级有关仪器设备的政策，业务管理工作文件;
2、本校仪器设备管理规章制度;
3、设备工作计划、报告、论证报告、总结、调查材料;
4、本校仪器设备购置计划，报告及经费分配方案;
5、本校仪器设备移交清册及降档报废、调拨报告和批复;
6、仪器设备业务︼工作的综合性统计材料。
(二)单项设备文件
1、设备申购报告、计划、论证报告;
2、上级或主管领导批复和准购批示;
3、定购合同;
4、进口设备过程中有关技术商务文件;
5、开箱记录及装箱单;
6、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单;
7、验收报告、文件;
8、索赔来往函件及结果文件》;
9、设备说明及全套随机文件;
10、使用、检修、故障事故记录;
11、重大事故的调查分析及处理意见;
12、技术改造和开发过程中形成的技术文件。
三、设备档案管理体制
设备档案工作由校档案馆总体负责，设备档案的建立和管理由设备处主管，并由设备处和各学院分级负责，设备处设专(兼)职档案员。各学院设备档案工作由院办公室主任牵头，由院级设备及实验是管理员和院级档案员具体分工负责。设备档案工作应纳入各有关人员岗位职责范围。
四、设备档案的岗位职责
(一)院级档案员的岗【位职责
1、负责单项设备档案案卷的检查和验收工作，对建档合格者开具合格证明;
2、负责单项设备档案的保管和借阅服务工作。
(二)院级设备管理员的职责
1、负责单项设备档案文件的形成、积累、整理和立卷工作，填写一式「三份的案卷目录;
2、负责单项设备档案及目录向院级档案员移交工作;
3、负责向设备→处设备管理科移交附有建档合格证明的设备』档案目录一式二份，方可办理固定资产登记及报帐手续。
(三)设备处档案员职责
1、负责设备档案综合管理部分档案文件的收集、整理、立卷和保管;
2、负责接受设备处设备管理科移交的设备档案目录，并连同设备综合类档案目录定期向学校档案馆移交。
(四)设备处领导职责
1、制定和健全有关管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备的采购和管理之中，并监督各部门执〓行;
2、领导设备处专(兼)职档案员工作。
(五)档案馆的职责
1、根据国家档案工作方针政策，制定本校设备档案工作规章制度;
2、指导监督检查设备档案的建立和管理工作;
3、接受保管设备处档∞案员移交的设备档案目录。
五、对一些设备独立管∏理部门的要求
校科技产业办公室及某些研究所等设备独立管理部门，应配置专(兼)职档案员，全面负责本部门内设备档案的建立、保管和对外利用工作，并定期向档案馆移交设备档案目录。
六、设备档案归档要求
1、设备档案需按照归档范围中各项内容分别立卷;
2、按规定填写▲卷内目录，备考表、档案编号和案卷目录;
3、保证归档内容的完整系统准确，院级设备管理员在整理单项设备档案时，其中第3、4、8项可向设备处要复印件;
4、对于基层设备使用部门经常使用的部分设备档案案卷，可由基层部门保存，但须办理借存手续，并制定专任保管。
5、设备类档案档号为：年度号+设备档案分类号+案卷号。年度号为设备购置年度，案卷号按最下级类目编流水号。
6、设备调出、报废后，档案应随设备交到设备处。
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