一 档案信息化建设的内涵
档案信息化是指通过运用现代信息技术实现档案信∏息资源的规范管理和有效共享、开发和利用。
就高校而言,档案信息化建设是指在档案管理过程中▼以档案网络建设为基础,以档案信息资源为核心,运用信息技术提高高校档案工作现代化水平,以实▽现高校档案信息的社会化服务为目标◎的动态过程。
二 高校档案信息化对高校档案工作产生的影响
1.档案信息化建设对高校传统档案工作产生革命性变革
传◤统的高校档案工作,主要包括收集、整理、编目、立卷、归档和利用,基本上充当打字员和档案保管员的角色。在信■息化条件下,高校档案的中心工作发生了革命性改变,传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡,档案〗管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移,档案管理通过运用计算机技术开展各项业々务工作,如□利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等,并能使传统档∞案管理的各个业务环节实现无缝衔接◤,大幅度提高档案工作的效率和质量。
2.档案信息化衍生出新的档①案业务
在信息化环境中,衍生出新的档案业务——电子文件管理。电☆子文件的出现及管理给档案工作带来了巨大的□ 挑战,电子文件是以二进制代码的形式记录于光盘、磁盘、磁带等载体之上,依赖于计算机系统存取并可在网络上传输的◣文件。电子文件的出现,形成了一些新型的档案业务活动,如各类档案数字化业◥务、信息安全管→理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动,都※体现出强烈的信息化特点。
3.档案信息化对ㄨ高校档案利用方式的影响
数字化档案信息可使任何一位使用者不受任何时间、空间的限制,这样许多的↓使用者可以不去档案馆就能查到自己所需资料№。节省了时↘间,提高▲了效率。网上档案的开放,使档案工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,以便档案人员有更多√的时间用于档案数据整理工作『。
4.信息化使高校档案管理模式发生→改变
实行信息㊣ 化后,高校档案的管理模式发生了根本性改变,档案信息的存储、加工、管理和利用等各个环节都发生了变化,档案工作逐步由传统手工管理模式转向信息化管理模⌒ 式。通过数据库的建设,特别是高校网络信息化的建设,实现对档案信息资源的有效管理和利用。使档案管理★部门从档案的保管和利用职能向信息采集▓、管理和服务职能转】变,从封闭走向开放,实现档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息向社会提供服务的转ξ变。
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