方圆慧图：档案数字化加工Ψ介绍

　　方圆慧图在数字化档案建设方面也有着非常非常的经验和优势。多年来，方圆慧图培养了一支专业的数字化加工管理队伍，这些人员全部具备三年以上的数据加工管理经验，精通普通文书档案、工程档案、城建档案、人事档案、古籍善本、医疗病历、气象档案、图书、科技档案等各类档案加工流程和业务要求。使用专业的数字化软件进行流程化管理，年加工能力可达1000万页以上。方圆慧图团队在档案图书数字化领域有超过十年的专业经验。截止到2010年底，我们在不同行业拥有近万家客户。在国内档案数字化加工领域有超过90%的专业数字化公司在使用ω我们提供的数字化设备。

　　方圆慧图凭借多年档案数字化实施经验为总结了档案数字化加工流程：

　　档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用书刊扫描仪、全自动书刊扫描仪等备对纸质档案进行档案数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。古籍扫描仪

　　随着科学技术迅猛发展、知识经济※的初见端倪，全球化与信息化已成为世界经济发展的必然趋势。据统计，近几年纸质文档每年以46%的速度增长。政府单位、学校、企业集团、金融等都存在着大量的历吏和现行的文档，面对如此多的纸质文档需要管理大感头痛，传通的手工管理方式，极容易产生缺、漏、失的情况，往往要找到一份需要的文档，需要很长的时间，查找利用很不方便。伴随着节能环保无纸化办公、电子阅读室、档案数字化馆等建立的需求，把这些纸质文档通过非接触式书刊扫描仪、缩微设备等设备进行档案数字化加工后后，扫成可检索的图像文件，采用文档管理系统进行管理，极方便的查询和利用，成为政府、学校、企业集团、金融等行业的无形资产。

　　方圆慧图通过长期档案数字化加工工作的实践过程中，充分认识到档案整理对于档案数字化工作的重要性。档案整理直接影响到数字化档案信息的整体质量，是档案数字化的基础，只有通过书刊扫描仪将存档的文件或案卷按照档案整理的相关规范进行整理完善，才能保证档案扫描和著录工作的顺利实施，从而进一步保证数字化档案信息发布和利用的效率。目前，我司已经拥有一批专门的档案整理人员，这些人员都经过了专业档案管理者的细致培训，也在实践中得到过充分锻炼，文化水平较高，思路清晰，逻辑性强，有一定的提炼和总结能力。针对贵单位档案数字化工作安全性、完整性、正确性、复杂性、权威性的要求，我司将在原有档案整理队伍的基础上，进一步有针对性地扩招人员，保证整理人员的基本素质达到标准。

　　面将我们对档案整理工作的理解做个概括的介绍，以便贵单位领导进行指导和帮助。

　　案整理是对存档的文件或案卷进行分类、编号、著录、标识、包装、编制目录和排列上架等整个智力劳动过程。目前，档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。以“卷”整理将形成文件级、案卷级两层目录，以“件”整理的将形成一文一件的单层目录。

　　按“卷”整理是一种传统的方法，主要步骤有：

　　1、分类：分类方法有多种，常用的是年度分类法和问题分类法。

　　2、组卷(即组成案卷)：它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料按照专门的程序检查调整后组合在一起，便于保管和利用。

　　3、卷内文件材料排列，要求按文件形成的时间先后或重要程度排列;

　　4、根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号;

　　5、编制卷内目录和备考表;

　　6、按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放人档案盒内;

　　7、拟写案卷标题，填写案卷封面;

　　8、案卷排列与编号。

　　9、编制档案案卷目录。