1. 展览会名称或展览项目名称(全称、简称、中文、外文)
2. 展览日期
3. 开馆时间
4. 会场地点
5. 会场使用日期
6. 展览内容
7. 展览性质(贸易、批发、零售、宣传、招商等)
8. 观众性质和入场方式
9. 展出者数
10. 展出目的
11. 展出内容
12. 展出面积、展出规模(参展公司数等)
13. 主办者
14. 协办者、赞助者、支持者
15. 承办者
(该概要主要供有关领导和部▓门掌握,并可以做宣传基本资料)
二、总体安排
1. 成立筹备组,筹备人员分工
2. 制定工作方︼案
3. 制定工作日程
4. 制定费∩用预算
5. 确定合作者,商量分工、落实方案、签订协议
6. 召开筹备人员会议
1. 成立筹备组,筹备人员分工
2. 制定工作方︼案
3. 制定工作日程
4. 制定费∩用预算
5. 确定合作者,商量分工、落实方案、签订协议
6. 召开筹备人员会议
三、设计实施
1. 设计
(1) 确定设计整体要求、风格、标志、色调等
(2) 选择或委托设计人员或设计公司并交代设计要求
(3) 进◣行场地和施工设计:平面设计、单元设计、施工设计、道具设计
(4) 宣传设计:广告、海报、资料、资料袋、信封、信纸等
(5) 特殊设计:大门、装饰、问讯台等
(6) 内部审查、外部(展览会等)审查
(7) 修改设计
(8) 向参展公司提出√设计施工方面的要求
2. 施工:选择、委托施工公司(索报价、洽谈、签约),安排、监督施工
3. 会场
(1) 确定面积
(2) 索资☆料和图纸(规定、图纸、申请表、合同等)
(3) 选择场地、租用场地
(4) 基本设施:地面、负荷、照明、电、水、气、空调、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等
(5) 需要注意的事项:通道宽度、紧急出口、禁止明火、禁烟、限高等
(6) 展期的展场管理、保卫、清扫
4. 展台
(1) 基本设施:尺寸、用料、地面覆盖物、地毯、框、架、板、司标板、照明、桌、椅、废纸篓等
(2) 租用设施:展柜、展架、模型、模特儿、衣架、灯具、花草等
(3) 其他服务:电、水、气等
5. 办公室、接待室、备餐室、休息室
(1) 家具:沙发、茶几、办公桌、椅、备餐桌等
(2) 用具:电话、传真、复印机、打字机、电脑、冰箱、烧水器、炉、茶具、咖啡具等
6. 道具运输,包括去程和回程:道具装箱、制作清册等
7. 施工安排
(1) 特ζ殊道具制作:文图、大门、问讯台等
(2) 现场施工,包括搭建、展品布置和拆除:日期、时间、人员、监督、交接
(3) 展出期间展台维护
1. 设计
(1) 确定设计整体要求、风格、标志、色调等
(2) 选择或委托设计人员或设计公司并交代设计要求
(3) 进◣行场地和施工设计:平面设计、单元设计、施工设计、道具设计
(4) 宣传设计:广告、海报、资料、资料袋、信封、信纸等
(5) 特殊设计:大门、装饰、问讯台等
(6) 内部审查、外部(展览会等)审查
(7) 修改设计
(8) 向参展公司提出√设计施工方面的要求
2. 施工:选择、委托施工公司(索报价、洽谈、签约),安排、监督施工
3. 会场
(1) 确定面积
(2) 索资☆料和图纸(规定、图纸、申请表、合同等)
(3) 选择场地、租用场地
(4) 基本设施:地面、负荷、照明、电、水、气、空调、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等
(5) 需要注意的事项:通道宽度、紧急出口、禁止明火、禁烟、限高等
(6) 展期的展场管理、保卫、清扫
4. 展台
(1) 基本设施:尺寸、用料、地面覆盖物、地毯、框、架、板、司标板、照明、桌、椅、废纸篓等
(2) 租用设施:展柜、展架、模型、模特儿、衣架、灯具、花草等
(3) 其他服务:电、水、气等
5. 办公室、接待室、备餐室、休息室
(1) 家具:沙发、茶几、办公桌、椅、备餐桌等
(2) 用具:电话、传真、复印机、打字机、电脑、冰箱、烧水器、炉、茶具、咖啡具等
6. 道具运输,包括去程和回程:道具装箱、制作清册等
7. 施工安排
(1) 特ζ殊道具制作:文图、大门、问讯台等
(2) 现场施工,包括搭建、展品布置和拆除:日期、时间、人员、监督、交接
(3) 展出期间展台维护
四、展品运输
1. 参展公司
(1) 招展,宣传、寄发申请表
(2) 确认申请,召开展出者筹备会议,发或寄有关资料:展览会概∞况、联系地址、工作日程、运输安排、设计要求、行政安排等
2. 展品
(1) 公司安排的展品、模型(种类、范围、数量等)
(2) 统一征集、调转、采购的展ω 品
(3) 装箱前测试将操作演示的展品
(4) 准备或要求准备展品说明包括技术数据说明、文图说明
(5) 安排或要求安排包装
(6) 大型展品比如机械设备运抵展台后安排组装调整
3. 运输
(1) 安排运输※日程:展品集中日期,办理单证,展品陆运发运日期,展品海运发运日期,办理通关和保税手续,展品运至展台时间,空箱储存、回运,回运展品、道具时间,办理结关、回运手续,回运↙发运日期
(2) 选择运输公司和代理:索报价、比价、谈判、签约
(3) 集中展品、理货
(4) 租船:船名、船期
(5) 装箱:集装箱【或木套箱,落实箱源
(6) 安排装车、装船
(7) 国外运输安排:通关、运至展台、开箱清点、空箱存放和回运、结关、安排回程运输
(8) 回国运输安排:结关、港口至仓库运输、分运、开箱清点交接」
4. 有关手续及单证:参展者办理,组织者审核、汇总
(1) 作清册(15份),内容包括展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具等
(2) 做货载衡量单 (8份),参展者办,组织者汇总㊣
(3) 办出口许可证,注意一般许可或特别许可
(4) 做类别单
(5) 出具报关函▆、出口报关单
(6) 办运输保险
(7) 办商检证(参展者办)
(8) 办普惠制证明
(9) 办原产地证明或领事认证(组织者办)
(10) 出具免征港务费函、包装情△况表,发委托装船通知书
(11) 做装箱单
(12) 装车、船后索提单
1. 参展公司
(1) 招展,宣传、寄发申请表
(2) 确认申请,召开展出者筹备会议,发或寄有关资料:展览会概∞况、联系地址、工作日程、运输安排、设计要求、行政安排等
2. 展品
(1) 公司安排的展品、模型(种类、范围、数量等)
(2) 统一征集、调转、采购的展ω 品
(3) 装箱前测试将操作演示的展品
(4) 准备或要求准备展品说明包括技术数据说明、文图说明
(5) 安排或要求安排包装
(6) 大型展品比如机械设备运抵展台后安排组装调整
3. 运输
(1) 安排运输※日程:展品集中日期,办理单证,展品陆运发运日期,展品海运发运日期,办理通关和保税手续,展品运至展台时间,空箱储存、回运,回运展品、道具时间,办理结关、回运手续,回运↙发运日期
(2) 选择运输公司和代理:索报价、比价、谈判、签约
(3) 集中展品、理货
(4) 租船:船名、船期
(5) 装箱:集装箱【或木套箱,落实箱源
(6) 安排装车、装船
(7) 国外运输安排:通关、运至展台、开箱清点、空箱存放和回运、结关、安排回程运输
(8) 回国运输安排:结关、港口至仓库运输、分运、开箱清点交接」
4. 有关手续及单证:参展者办理,组织者审核、汇总
(1) 作清册(15份),内容包括展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具等
(2) 做货载衡量单 (8份),参展者办,组织者汇总㊣
(3) 办出口许可证,注意一般许可或特别许可
(4) 做类别单
(5) 出具报关函▆、出口报关单
(6) 办运输保险
(7) 办商检证(参展者办)
(8) 办普惠制证明
(9) 办原产地证明或领事认证(组织者办)
(10) 出具免征港务费函、包装情△况表,发委托装船通知书
(11) 做装箱单
(12) 装车、船后索提单
五、宣传广告
1. 宣传文字
2. 基本资料
(1) 展览概要(单页)
(2) 展览指南:公司介绍(名称、地址)、展出内容、产品介绍、展台号等,平面图、会场地图、导向图、询问地址等
(3) 信封、信纸、资料袋
3. 宣传对象:(贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等)
4. 宣传渠道:(公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等)
5. 宣传方式
(1) 新闻:新闻招待会、记者接①待室、新闻〗稿发布
(2) 刊物:在报纸、杂志、内部刊物刊登广告、消息
(3) 海报、招牌广告
(4) 直接发函:组织者和参展□ 者都寄发,寄发给目标观众、工商团体、新闻机构等
(5) 电视、电台:刊登广告、消息
(6) 记录:摄像、摄影(开幕式、招待会、记者招待会、展场、洽谈等)
(7) 展览会目录:填交登录材料、刊登广告
6. 宣传◆资料运输:装箱、造册
1. 宣传文字
2. 基本资料
(1) 展览概要(单页)
(2) 展览指南:公司介绍(名称、地址)、展出内容、产品介绍、展台号等,平面图、会场地图、导向图、询问地址等
(3) 信封、信纸、资料袋
3. 宣传对象:(贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等)
4. 宣传渠道:(公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等)
5. 宣传方式
(1) 新闻:新闻招待会、记者接①待室、新闻〗稿发布
(2) 刊物:在报纸、杂志、内部刊物刊登广告、消息
(3) 海报、招牌广告
(4) 直接发函:组织者和参展□ 者都寄发,寄发给目标观众、工商团体、新闻机构等
(5) 电视、电台:刊登广告、消息
(6) 记录:摄像、摄影(开幕式、招待会、记者招待会、展场、洽谈等)
(7) 展览会目录:填交登录材料、刊登广告
6. 宣传◆资料运输:装箱、造册
六、展台工作和贸易活动
1. 准备货源、货单、价格单、合同和成交条件
2. 编印询问表、记录表、统计表和其他表格
3. 选择、培训展台人员,并交代展台工作要∴求
4. 布置展台、检查展台◆文字、测试展品
5. 介绍、演示展品
6. 散发资料
7. 接待观众、接待记者、接待贵宾
8. 贸易洽谈、成交
9. 调研:包括市场调研、展出设¤计布置和效果等
10. 报告会、讲座
11. 统计、记录
12. 展台管理:安排轮班,现场工作安排、管理,维护展台环境和秩序,监督展台人员的工作和效率,总结分析每天展出情况,采取必要的工作调整
13. 评估总结
14. 后续工作
1. 准备货源、货单、价格单、合同和成交条件
2. 编印询问表、记录表、统计表和其他表格
3. 选择、培训展台人员,并交代展台工作要∴求
4. 布置展台、检查展台◆文字、测试展品
5. 介绍、演示展品
6. 散发资料
7. 接待观众、接待记者、接待贵宾
8. 贸易洽谈、成交
9. 调研:包括市场调研、展出设¤计布置和效果等
10. 报告会、讲座
11. 统计、记录
12. 展台管理:安排轮班,现场工作安排、管理,维护展台环境和秩序,监督展台人员的工作和效率,总结分析每天展出情况,采取必要的工作调整
13. 评估总结
14. 后续工作
七、仪式
1. 开幕式/馆日、招待会
日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人(名单)、邀请(请柬、印刷、邮发)、签到(名片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)、仪式、讲话(讲话稿内卐容、审核、翻译、设备)、剪彩(立杆、彩带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)、参观(路线、引导、解说)、招待会、备餐(人数、标准、酒菜水内容)、资料(展览会介绍、讲话稿、贵宾名单)、礼品
2. 邀请安排
(1) 邀请函或请柬格式
(2) 印制、寄发日程
(3) 邀请范围、名单收集筛选
3. 人员安排
(1) 发言人
(2) 工作人员
4. 场地安排:大厅、贵宾室、签到台、租用布置
5. 用具、资料
(1) 用具:国旗、国歌磁带∑ 或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩带、立杆、剪刀、手套、托盘
(2) 资料:仪式程序表、讲话稿、展览介绍
6. 其他安排:停车、贵宾引导、安全、保卫、消防
1. 开幕式/馆日、招待会
日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人(名单)、邀请(请柬、印刷、邮发)、签到(名片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)、仪式、讲话(讲话稿内卐容、审核、翻译、设备)、剪彩(立杆、彩带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)、参观(路线、引导、解说)、招待会、备餐(人数、标准、酒菜水内容)、资料(展览会介绍、讲话稿、贵宾名单)、礼品
2. 邀请安排
(1) 邀请函或请柬格式
(2) 印制、寄发日程
(3) 邀请范围、名单收集筛选
3. 人员安排
(1) 发言人
(2) 工作人员
4. 场地安排:大厅、贵宾室、签到台、租用布置
5. 用具、资料
(1) 用具:国旗、国歌磁带∑ 或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩带、立杆、剪刀、手套、托盘
(2) 资料:仪式程序表、讲话稿、展览介绍
6. 其他安排:停车、贵宾引导、安全、保卫、消防
八、交际
1. 拜会:对象、日程、安排、资料、礼品
2. 宴请:对象、日程、邀请、地点安排、菜水安排、座位安排、讲话安排
3. 礼品:购买、制作、包装
4. 联系征求支持单◥位
5. 发函致谢支持单位
6. 礼品、招待品装箱造册
1. 拜会:对象、日程、安排、资料、礼品
2. 宴请:对象、日程、邀请、地点安排、菜水安排、座位安排、讲话安排
3. 礼品:购买、制作、包装
4. 联系征求支持单◥位
5. 发函致谢支持单位
6. 礼品、招待品装箱造册
九、行政
1. 展览团:设立展览团管理体系,任命展览团管理人员,挑选展台人员包括推∑ 销人员、技术人▼员等,雇佣展台辅助人员包括招待员、译员,编制名单等
2. 证件:办理签证、展览会入场证等
3. 交通:安排行期和路线、订机、船、车票,向参展公司确△认或自行安排
4. 市内交通:有些〖地方需要统一安排展台人员上下班的交通
5. 住宿:统计要求,寻房、索价、谈判、订房,向参展←公司确认或自行安排
6. 膳食:统计要求,选择餐厅、谈价、订餐,向参展公司确认或自行安排
7. 服装:统一制作或提出要求
8. 财务:做预算、管理开支、支付费用:展览场地费、施工费、道具费、水电费、电话费、运输费、住房费、广告费等
1. 展览团:设立展览团管理体系,任命展览团管理人员,挑选展台人员包括推∑ 销人员、技术人▼员等,雇佣展台辅助人员包括招待员、译员,编制名单等
2. 证件:办理签证、展览会入场证等
3. 交通:安排行期和路线、订机、船、车票,向参展公司确△认或自行安排
4. 市内交通:有些〖地方需要统一安排展台人员上下班的交通
5. 住宿:统计要求,寻房、索价、谈判、订房,向参展←公司确认或自行安排
6. 膳食:统计要求,选择餐厅、谈价、订餐,向参展公司确认或自行安排
7. 服装:统一制作或提出要求
8. 财务:做预算、管理开支、支付费用:展览场地费、施工费、道具费、水电费、电话费、运输费、住房费、广告费等